LeistungenTelefonassistentenHausverwaltung
KI-Telefonassistent
für Hausverwaltungen
Der KI-Telefonassistent nimmt Anrufe an, wenn Ihr Team im Termin ist oder das Büro geschlossen hat. Er erfasst Schadensmeldungen vollständig und gibt Notfälle nach Ihren Regeln weiter. Wir richten ihn ein und betreuen ihn im laufenden Betrieb.
Typische Anrufe
„Bei mir tropft Wasser durch die Decke.“
„Die Heizung ist seit heute Morgen kalt.“
„Wann kommt die Nebenkostenabrechnung?“
Was er übernimmt
Die Anrufe,
die jeden Tag kommen
Viele Anrufe in einer Hausverwaltung folgen bekannten Mustern. Wer niemanden erreicht, ruft erneut an oder schreibt zusätzlich eine E-Mail. Der Assistent nimmt das Anliegen beim ersten Anruf vollständig auf, beantwortet, was Sie freigegeben haben, und übergibt den Rest geordnet an Ihr Team.
| Anliegen | Was der Assistent tut | Was Ihr Team erhält |
|---|---|---|
| Schadensmeldung | Fragt Objekt, Wohnung, Art des Schadens und Erreichbarkeit ab und klärt, ob sich der Schaden ausbreitet. | Eine vollständige Meldung statt eines Rückrufwunschs. |
| Notfall außerhalb der Bürozeit | Erkennt nach Ihren Regeln, was dringend ist, und gibt den Fall an Notdienst oder Bereitschaft weiter. | Eine Zusammenfassung des Anrufs und der Weitergabe. |
| Wiederkehrende Fragen | Beantwortet, was Sie freigegeben haben, etwa Bürozeiten, Zuständigkeiten oder den Versandzeitraum der Nebenkostenabrechnung. | Weniger Unterbrechungen im Tagesgeschäft. |
| Schlüssel und Zugang | Nimmt Verlust oder Bestellung auf und nennt den Ablauf, den Sie festgelegt haben. | Einen Vorgang mit allen Angaben. |
| Mietinteressenten | Nimmt Kontaktdaten und das gewünschte Objekt auf oder verweist auf Ihre Anzeigen. | Anfragen gesammelt an einer Stelle. |
| Anliegen von Eigentümern | Nimmt Fragen etwa zum Hausgeld oder zur Eigentümerversammlung auf und leitet sie an die zuständige Person weiter. | Das Anliegen bei der richtigen Person. |
| Beschwerden und Konflikte | Hört zu, hält das Anliegen sachlich fest und kündigt einen Rückruf an, wenn Sie das so vorsehen. | Eine sachliche Notiz für den Rückruf. |
Der Assistent gibt sich zu Beginn jedes Gesprächs als KI zu erkennen. Welche Systeme er nutzt, etwa Kalender, Ticketsystem oder Posteingang, hängt von Ihren angebundenen Werkzeugen ab.
Notfälle und Grenzen
Was dringend ist,
entscheiden Sie
Vor dem Start legen wir mit Ihnen fest, welche Anliegen sofort weitergehen, welche bis zum nächsten Werktag warten und welche immer Ihr Team übernimmt. Daran hält sich der Assistent in jedem Gespräch.
Sofort weitergeben
- Wasserschaden, der sich ausbreitet
- Heizungsausfall bei Kälte
- Stromausfall im ganzen Haus
- Haustür, die sich nicht mehr schließen lässt
Am nächsten Werktag
- Tropfender Wasserhahn
- Defekte Lampe im Treppenhaus
- Fragen zur Abrechnung
- Termine für Wohnungsübergaben
Immer an Ihr Team
- Kündigungen und Vertragsfragen
- Rechtliche Auseinandersetzungen
- Zahlungsfragen einzelner Mieter
- Alles, was der Assistent nicht sicher zuordnen kann
Die Beispiele zeigen eine mögliche Einteilung; die Regeln für Ihre Objekte legen Sie fest. Bei Gasgeruch, Feuer oder Gefahr für Menschen verweist der Assistent sofort auf den Notruf 112. Diese Regel gehört in jede Einrichtung.
In der Praxis
22:40 Uhr,
das Büro ist zu
Eine Mieterin meldet, dass Wasser durch die Decke ihres Badezimmers tropft. Der Assistent fragt nach Adresse, Wohnung und Ausmaß des Schadens. Weil sich das Wasser ausbreitet, greift die Notfallregel: Er gibt den Fall an den Notdienst weiter und sagt der Mieterin, wie es weitergeht. Am Morgen liegt die vollständige Meldung bei Ihrem Team.
Illustratives Ablaufbeispiel
- 1Anruf außerhalb der Bürozeit
- 2Objekt, Wohnung und Schaden erfassen
- 3Die Notfallregel greift
- 4An den Notdienst weitergeben
- 5Die Mieterin kennt den nächsten Schritt
Illustratives Beispiel. Welche Fälle als Notfall gelten und wer informiert wird, legen Sie fest.
Einführung
Vom ersten Gespräch
bis zum ersten Anruf
Bis der Assistent Ihre Anrufe annimmt, planen wir rund sechs Wochen. Sie entscheiden in jedem Schritt mit.
- 01
Anrufe verstehen
Wir sehen uns an, welche Anliegen bei Ihnen ankommen und zu welchen Zeiten.
- 02
Regeln festlegen
Wissen, Notfallregeln und Übergaben an Ihr Team stimmen wir gemeinsam ab.
- 03
Mit echten Fällen testen
Wir spielen typische Anrufe durch, bevor die erste Mieterin anruft.
- 04
Starten und betreuen
Nach Ihrer Freigabe nimmt der Assistent Anrufe an. Wir halten Wissen und Regeln aktuell.
Gut zu wissen
Häufige Fragen
Ihr nächster Schritt
Wie klingt das
für Ihre Hausverwaltung?
Erzählen Sie uns, welche Anrufe bei Ihnen ankommen. Im kostenfreien Erstgespräch klären wir, ob ein Assistent passt und wie er bei Ihnen arbeiten würde. Eine Rückmeldung erhalten Sie innerhalb eines Werktags.